Peranan Staf dalam Organisasi

Organisasi....

    Manajemen....

Karyawan....  Staf......

 Semuanya itu pastinya saling berhubungan, apalagi dalam sebuah perusahaan ataupun pada sebuah perkumpulan. Pada pengertiannya Organisasi adalah suatu kelompok orang - orang yang sedang bekerja ke arah tujuan bersama di bawah kepemimpinan. (Ralp Currier Davis (1951)). Organisasi ini juga tercipta dalam suatu Manajemen yang memiliki pengertian suatu proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi serta menggunakan semua sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (James A. F. Stoner, dkk. (1996)). 

 Pada blog ini saya akan mencoba menuliskan Macam - Macam Staf dan Fungsi dari Staf itu sendiri,,, sekaligus sebagai tugas dari Dosen saya.... (hehehehhhheee.... ^^ )

 Telah kita ketahui di dalam sebuah organisasi kecil ataupun organisasi besar tentunya memiliki susunan keanggotaan yang terdiri dari seorang ketua, wakil ketua, sekretaris, bendahara, dan tentunya anggota. Anggota   dijelaskan dalam suatu organisasi bentuk lini dan staff ada 2 (dua) kelompok tenaga kerja, yaitu Kelompok Pertama adalah mereka yang tugas utamanya besifat menterjemahkan tugas pokok menjadi aktivitas, sedangkan pada pihak Kedua terdapat mereka yang tugasnya melakukan kegiatan-kegiatanpenunjang demi lancarnya kinerja organisasi dan mekanisme kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Pada kedua kelompok ini memiliki peranan penting dalam merealisasikan tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

 Menurut bidangnya staf dibagi menjadi fungsi-fungsi yang ada di perusahaan, seperti staf personalia, staf pengembangan, staf perencanaan, staf pemasaran dan staf - staf lainya. Jenis staf menurut banyaknya pemimpin yang dilayani dibedakan menjadi :

1. Staf Khusus adalah staf yang memiliki tugas untuk memberikan saran, konsultasi, bantuan serta melayani seluruh Lini dan unsur organisasi. Sifat khusus staf spesialis yaitu :

• Terbatas dalam pemberian nasihat dan bantuan serta tidak mempunyai kekuasaan terhadap elemen - elemen dalam organisasi.
• Nasihat dan bantuanyan diberikan kepada seluruh bagian dan seksi.
• Nasihat dan bantuannya hanya untuk suatu lapangan tertentu.

2. Staf Pribadi adalah staf yang memiliki tugas memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada manjer. Staf ini sering disebut asisten yang mempunyai tugas bermacam - macam untuk satu atasan dan biasanya bersifat generalis. Umumnya diperbantukan manajer tingkat tinggi (Top Manajer). Staf Pribadi ini dibagi menjadi 2 (dua) yaitu :

• Staf Asisten disebut juga Asisten Manajer atau Asisten Director yang berposisi sebagai Lini atau hubungan Lini, yaitu hunbungan orang - orang dan komponen - komponen yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta mempunyai wewenang mengambil keputusan akhir/terakhir mengenai hal yang berhubungan dengan tujuan. Staf Asisten meliputi; * Asisten to dan Executive Assistants memberi bantuan kepada pucuk pimpinan dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang di perlukan. * Administrative Assistants memberikan layanan kepada seorang pimpinan dalam soal kecil administrasi. * Special Assistants memberikan layanan dalam bidang keahliannya kepada pimpinan .
• Line Assistant adalah Assistant yang berada pada masing - masing fungsional yang ada pada dalam perusahaan, dan dia memberikan nasihat dan bantuannya pada bidang menurut fungsinya.

 Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staf antara lain adalah sebagai berikut :

a) Mengumpulkan data (fakta)

b) Mengintorarasikan data (fakta)

c) Mengusulkan alternatif tindakan

d) Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.

e) Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi daripada rencana yang telah ditetapkan.

f) Mengamati kegiatan-kegiatan oporasional dan kondisi kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah struksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.

g) Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.

h) Meberikan infrmasi da nasehat kepada petugas-petugas oporasional mengenai pelaksanaan tugas–tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.

Dari peranan staf dapat diketahui bahwa staf adalah hal yang diinginkan apabila :

a) Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik. Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian, pandangan dan sebagainya.

b) Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan karena :

     Ø  bawahan belum mempunyai kemampuan

    Ø  secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist dan lain  sebagainya.

Walaupun penggunaan staf dapat membantu terlaksananya pencapaian tujuan secara efektif dan akan tetapi parlu diingat bahwa pemakaian efisien,tenaga staf mempunyai beberapa kelemahan diantaranya adalah sebagai berikut :
a.       Menambah biaya adrninistrasi
b. Dapat menimbulkan kebingungan bahagian operasional karena sering mereka menerima instruksi dua atasan yaitu lini dan atasan fungsionil.
c.      Menambah kompleks hubungan kerja dalam organisasi.
d.    Staf biasanya terdiri dari tenaga spesialist.Karena itu pertimbangan dan nasehat-nasehat mereka dipandang dari pencapaian tujuan organisasi kurang terpadur.
e.       Keputusan yang harus diambil biasanya menjadi lambat dan sebagainya.

1. http://www.freewebs.com/hijrahsaputra/makalah/IKLIM%20DAN%20KESEHATAN%20DALAM%20ORGANISASI.htm
2. Arifin Imamul, W. Hadi Giana, 2007, Membuka Cakrawala Ekonomi, Bandung: PT Setia Purna Inves.
3. Buku diktat kuiah, Pengantar Manajemen Umum
4. http://digilib.usu.ac.id/download/fe/manajemen-friska.pdf (Mar 15 22:51:07 2012)

Perbedaan Kekuasaan dan Wewenang

Kekuasaan....     Wewenang......

Siapa sih yang tidak pernah mendengar kata - kata itu.. ??" Apa lagi untuk mereka yang suka mengikuti pemberitaan....

Dalam pengertiannya Kekuasaan adalah kemampuan untuk menggunakan pengaruh pada orang lain; artinya kemampuan untuk mengubah sikap atau tingkah laku individu atau kelompok. Kekuasaan juga berarti kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan, atau kejadian. 

Sedangkan menurut pendapat dari beberapa para ahli kekuasaan adalah :

1. Menurut Gibson             :   Kekuasaan adalah Kemampuan seseorang untuk memperoleh seuatu sesuai dengan cara yang dikehendaki.
2. Menurut Max Weber   :   Kekuasaan adalah kesempatan seseorang atau sekelompok orang untuk menyadarkan masyarakat akan kemauan - kemauannya sendiri dengan sekaligus menerapkannya terhadap tindakan - tinakan perlawanan dari orang-orang atau golongan-golongan tertentu.
3. Menurut Lewin           :   Kekuasaan adalah kemampuan potensial dari seseorang/kelompok orang untuk mempengaruhi yang lain dalam sistem yang ada.

    Pada suatu negara tentunya terdapat suatu pemerintahan yang berkuasa, salah satunya adalah negara kita ini yaitu Negara Kesatuan Republik Indonesia, dimana negara kita menggunakan sistem pembagian kekuasaan berdasarkan Undang - Undang Dasar 1945. Pembagian kekuasaan pemerintahan seperti ini didapat dari  garis-garis besarnya dalam susunan ketatanegaraan menurut Undang-Undang Dasar 1945 adalah bersumber kepada susunan ketatanegaraan Indonesia asli, yang dipengaruhi besar oleh pikiran-pikiran falsafah negara Inggris, Perancis, Arab, Amerika Serikat dan Soviet Rusia. Aliran pikiran itu oleh Indonesia dan yang datang dari luar, diperhatikan sungguh-sungguh dalam pengupasan ketatanegaraan ini, semata-mata untuk menjelaskan pembagian kekuasaan pemerintahan menurut konstitusi proklamasi. 

    Pembagian kekuasaan pemerintah Republik Indonesia 1945 juga di pengaruh dari lingkungan luar yaitu diambil dari atas tiga kekuasaan, yang dinamai Trias Politica, seperti dikenal dalam sejarah kontitusi di Eropa Barat dan amerika Serikat.

   Ajaran Trias Politica diluar negeri pada hakikatnya mendahulukan dasar pembagian kekuasaan, dan pembagian atas tiga cabang kekuasaan (Trias Politica) adalah hanya akibat dari pemikiran ketatanegaraan untuk memberantas tindakan sewenang-wenang pemerintah dan untuk menjamin kebebasan rakyat yang terperintah.

Kekuasaan dalam negara dibagi menjadi tiga kekuasaan (Trias Politica) dalam buku  L’Espris des Lois yaitu :

1. Legislatif, yaitu kekuasaan untuk membentuk undang - undang.
2. Eksekutif, yaitu kekuasaan untuk menjalankan undang - undang.
3. Legislatif, yaitu kekuasaan untuk mengawasi pelaksanaan undang - undang (mengadili).  (Montesquieu (1668-1755)).

Mari kita berlanjut membahas wewenang...

Wewenang itu sendiri memiliki pengertian yaitu hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar mencapai tujuan tertentu. Dalam hal ini wewenang memiliki 2 pandangan dalam menentukan sumber wewenang yaitu :

1. Pandangan Formal, bahwa wewenang di anugerahkan karena seseorang diberi atau dilimpahkan/diwarisi hal tersebut.
2. Pandangan Penerimaan, bahwa wewenang seseorang muncul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok/individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan.

 Chester Bernard mendukung pandangan tersebut dengan menulis :

1. Komunikasi dapat dipahami
2. Dapat dipercayai bahwa hal tesebut tidak menyimpang disaat keputusannya dibuat.
3. Secara keseluruhan, dapat diyakini bahwa hal tersebut tidak bertentangan dengan kepentingan pribadinya.
4. Secara mental dan fisik mampu untuk mengikutinya.
   Kekuasaan (power) sering sekali dicampur adukan dengan pengertian wewenang. Kekuasaan itu sendiri memiliki arti sebagai suatu kemampuan untuk melakukan hak tersebut. Ada banyak sumber dari kekuasaan itu sendiri, dan keenam sumber kekuasaan tersebut dapat diringkas sebagai berikut :
1. Kekuasaan balas – jasa.
2. Kekuasaan paksaan.
3. Kekuasaan sah.
4. Kekuasaan pengendalian informasi.
5. Kekuasaan panutan.
6. Kekuasaan ahli.

Persamaan tanggung jawab dan wewenang adalah baik dalam teori, tetapi sangat sulit untuk kita capai. Dapat disimpulkan, wewenang dan tanggung jawab adalah sama dalam hal jangka panjang, dan dalam hal jangka pendeknya, tanggung jawab lebih besar peranann dan pengaruhnya dari pada wewenang itu sendiri.

Wah,,,
Ternyata kekuasaan dan wewenang itu berbeda, karena wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa

wewenang akan menyebabkan suatu konflik dalam organisasi, maksudnya adalah seorang penguasa dikatakan memiliki kemampuan untuk mempengaruhi mereka (bawahanya) yang bersifat menghasut sedangkan wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu atau bersifat suatu tindakan. Jadi dalam pemahaman dan pengertiannya berbeda, namun dalam penerapanya di saat kita memerintah, kedua sifat tersebut saling membutuhkan satu sama lainnya.

Sumber :

1. C.S.T. Kansil, Ilmu Negara, Jakarta, PT. Pradnya Paramita, 2007 
2. Abdy Yuhana, Sistem Ketatanegaraan Indonesia Pasca Perubahan UUD 1945, Bandung, Fokusmedia, 2007 
3. Soehino, Hukum Tatanegara, Yogyakarta, Liberty, 1985 
4. Drs. Chotib, Drs. H.M. Djazuli, Drs. H. Muchlis Catio, Drs. H. Suardi Abubakar, Drs. H. Tri Suharno, Kewarganegaraan 1 : Menuju Masyarakat Madani, Yudhistira, Cetakan Kedua Desember 2007.
5. http://viyan.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/15113/2_WEWENANG,+DELEGASI+DAN+DESENTRALISASI.pdf (Mar 02 11:20:33 2012)
6. http://fisip.uns.ac.id/blog/pandu/2010/05/31/kekuasaan/
7. http://satriagosatria.blogspot.com/2009/12/pengertian-wewenang.html