Peranan Staf dalam Organisasi

Organisasi....

    Manajemen....

Karyawan....  Staf......

 Semuanya itu pastinya saling berhubungan, apalagi dalam sebuah perusahaan ataupun pada sebuah perkumpulan. Pada pengertiannya Organisasi adalah suatu kelompok orang - orang yang sedang bekerja ke arah tujuan bersama di bawah kepemimpinan. (Ralp Currier Davis (1951)). Organisasi ini juga tercipta dalam suatu Manajemen yang memiliki pengertian suatu proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi serta menggunakan semua sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (James A. F. Stoner, dkk. (1996)). 

 Pada blog ini saya akan mencoba menuliskan Macam - Macam Staf dan Fungsi dari Staf itu sendiri,,, sekaligus sebagai tugas dari Dosen saya.... (hehehehhhheee.... ^^ )

 Telah kita ketahui di dalam sebuah organisasi kecil ataupun organisasi besar tentunya memiliki susunan keanggotaan yang terdiri dari seorang ketua, wakil ketua, sekretaris, bendahara, dan tentunya anggota. Anggota   dijelaskan dalam suatu organisasi bentuk lini dan staff ada 2 (dua) kelompok tenaga kerja, yaitu Kelompok Pertama adalah mereka yang tugas utamanya besifat menterjemahkan tugas pokok menjadi aktivitas, sedangkan pada pihak Kedua terdapat mereka yang tugasnya melakukan kegiatan-kegiatanpenunjang demi lancarnya kinerja organisasi dan mekanisme kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Pada kedua kelompok ini memiliki peranan penting dalam merealisasikan tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

 Menurut bidangnya staf dibagi menjadi fungsi-fungsi yang ada di perusahaan, seperti staf personalia, staf pengembangan, staf perencanaan, staf pemasaran dan staf - staf lainya. Jenis staf menurut banyaknya pemimpin yang dilayani dibedakan menjadi :

1. Staf Khusus adalah staf yang memiliki tugas untuk memberikan saran, konsultasi, bantuan serta melayani seluruh Lini dan unsur organisasi. Sifat khusus staf spesialis yaitu :

• Terbatas dalam pemberian nasihat dan bantuan serta tidak mempunyai kekuasaan terhadap elemen - elemen dalam organisasi.
• Nasihat dan bantuanyan diberikan kepada seluruh bagian dan seksi.
• Nasihat dan bantuannya hanya untuk suatu lapangan tertentu.

2. Staf Pribadi adalah staf yang memiliki tugas memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada manjer. Staf ini sering disebut asisten yang mempunyai tugas bermacam - macam untuk satu atasan dan biasanya bersifat generalis. Umumnya diperbantukan manajer tingkat tinggi (Top Manajer). Staf Pribadi ini dibagi menjadi 2 (dua) yaitu :

• Staf Asisten disebut juga Asisten Manajer atau Asisten Director yang berposisi sebagai Lini atau hubungan Lini, yaitu hunbungan orang - orang dan komponen - komponen yang bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan serta mempunyai wewenang mengambil keputusan akhir/terakhir mengenai hal yang berhubungan dengan tujuan. Staf Asisten meliputi; * Asisten to dan Executive Assistants memberi bantuan kepada pucuk pimpinan dalam suatu tugas pimpinan tertentu dan memberikan segala hal yang di perlukan. * Administrative Assistants memberikan layanan kepada seorang pimpinan dalam soal kecil administrasi. * Special Assistants memberikan layanan dalam bidang keahliannya kepada pimpinan .
• Line Assistant adalah Assistant yang berada pada masing - masing fungsional yang ada pada dalam perusahaan, dan dia memberikan nasihat dan bantuannya pada bidang menurut fungsinya.

 Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staf antara lain adalah sebagai berikut :

a) Mengumpulkan data (fakta)

b) Mengintorarasikan data (fakta)

c) Mengusulkan alternatif tindakan

d) Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.

e) Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi daripada rencana yang telah ditetapkan.

f) Mengamati kegiatan-kegiatan oporasional dan kondisi kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah struksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.

g) Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.

h) Meberikan infrmasi da nasehat kepada petugas-petugas oporasional mengenai pelaksanaan tugas–tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.

Dari peranan staf dapat diketahui bahwa staf adalah hal yang diinginkan apabila :

a) Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik. Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian, pandangan dan sebagainya.

b) Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan karena :

     Ø  bawahan belum mempunyai kemampuan

    Ø  secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist dan lain  sebagainya.

Walaupun penggunaan staf dapat membantu terlaksananya pencapaian tujuan secara efektif dan akan tetapi parlu diingat bahwa pemakaian efisien,tenaga staf mempunyai beberapa kelemahan diantaranya adalah sebagai berikut :
a.       Menambah biaya adrninistrasi
b. Dapat menimbulkan kebingungan bahagian operasional karena sering mereka menerima instruksi dua atasan yaitu lini dan atasan fungsionil.
c.      Menambah kompleks hubungan kerja dalam organisasi.
d.    Staf biasanya terdiri dari tenaga spesialist.Karena itu pertimbangan dan nasehat-nasehat mereka dipandang dari pencapaian tujuan organisasi kurang terpadur.
e.       Keputusan yang harus diambil biasanya menjadi lambat dan sebagainya.

1. http://www.freewebs.com/hijrahsaputra/makalah/IKLIM%20DAN%20KESEHATAN%20DALAM%20ORGANISASI.htm
2. Arifin Imamul, W. Hadi Giana, 2007, Membuka Cakrawala Ekonomi, Bandung: PT Setia Purna Inves.
3. Buku diktat kuiah, Pengantar Manajemen Umum
4. http://digilib.usu.ac.id/download/fe/manajemen-friska.pdf (Mar 15 22:51:07 2012)